С чего начать автоматизацию бизнеса

Почти каждый предприниматель, с которым я разговариваю про автоматизацию, начинает с одного и того же вопроса: «Какую систему нам поставить?» Это неправильный первый вопрос. Начинать нужно с описания процесса, который хотите улучшить, по шагам и без прикрас, а систему выбирают уже в конце.

Сначала процесс, потом инструмент

Самая частая ошибка: купить CRM или другую систему, а потом пытаться подстроить под неё бизнес. Получается наоборот: дорого, долго, и через полгода сотрудники всё равно ведут учёт в Excel параллельно с новой системой, потому что она не решает их реальную задачу.

Прежде чем внедрять что-либо, я всегда прошу описать процесс так, как он происходит сейчас: по шагам, без прикрас. Часто уже на этом этапе видно, что проблема не в отсутствии системы, а в том, что сам процесс не выстроен: нет ответственного, нет единого места хранения информации, решения принимаются по памяти.

Как понять, что процесс готов к автоматизации

Не любой процесс стоит автоматизировать в первую очередь. Хороший кандидат обычно отвечает трём условиям:

• Повторяется часто. Если что-то происходит раз в квартал, автоматизация не окупится, проще сделать руками.
• Понятен и стабилен. Если процесс меняется каждую неделю, сначала нужно его зафиксировать, а не автоматизировать хаос.
• Заметно влияет на деньги или время. Автоматизация ради самой автоматизации это просто трата бюджета.

Чаще всего это заявки от клиентов, повторяющаяся отчётность, передача задач между отделами или уведомления, которые сейчас кто-то отправляет вручную.

С чего начинать на практике

Беру один процесс, не все сразу, и довожу его до результата. Не потому что остальное не важно, а потому что на одном процессе видно, работает ли выбранный подход, прежде чем тратить бюджет на всё остальное. После первого успешного результата масштабировать подход на другие процессы уже проще: понятно, что сработало, и команда видит реальную пользу, а не абстрактное обещание.

Частые ошибки

• Автоматизировать процесс, который и так скоро изменится.
• Выбирать систему по количеству функций, а не под конкретную задачу.
• Не считать, сколько времени или денег экономит автоматизация: без этого сложно понять, окупилась ли она.
• Не назначать ответственного за то, чтобы новой системой действительно пользовались.

Если сомневаетесь, с чего начать именно в вашем случае, опишите процесс в двух словах в Telegram, вместе разберёмся, стоит ли его автоматизировать и как.

Кейсы по теме

• Как навести порядок в закупках, складе и сроках с Битрикс24
• Как перестать терять заявки в логистической компании

Частые вопросы